Gewerberaum untervermieten: Umsatzsteuer, Nebenkosten, Abrechnung

Die Vermietung und Untervermietung von Grundstücken und Räumen ist nach § 4 Nr. 12a UStG umsatzsteuerfrei. Sie können nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optieren — aber nur, wenn der Untermieter die Fläche ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Wer ohne diese Voraussetzung Umsatzsteuer in Vertrag oder Rechnung ausweist, schuldet sie dem Finanzamt trotzdem (§ 14c UStG) — und bekommt sie vom Untermieter in aller Regel nicht erstattet.

Wann sich die Option lohnt

Die Option macht Sie steuerpflichtig — und damit vorsteuerabzugsberechtigt. Sie rechnet sich, wenn Sie erhebliche Vorsteuer geltend machen wollen: Umbau, Trennwände, Ausstattung, Renovierung der untervermieteten Fläche.

Sie lohnt sich nicht, wenn Ihr Untermieter selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Dann ist die Umsatzsteuer für ihn ein echter Kostenblock, und er wird sie im Mietpreis verhandeln wollen.

Typische Untermieter ohne vollen Vorsteuerabzug: Ärzte und andere Heilberufe, Versicherungs- und Finanzvermittler, Bildungseinrichtungen, Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Bei diesen Gruppen ist die Option regelmäßig ausgeschlossen — nicht nur unwirtschaftlich.

Drei Bedingungen, die zusammenkommen müssen

1. Der Untermieter ist Unternehmer und nutzt die Fläche für sein Unternehmen.
2. Er verwendet sie für Umsätze, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Eine geringe steuerfreie Nutzung genügt bereits, um die Option zu kippen.
3. Das Hauptmietverhältnis passt dazu. Wenn Ihr eigener Vermieter nicht optiert hat, können Sie zwar dennoch optieren, ziehen aber keine Vorsteuer aus der eigenen Miete — der Vorteil schrumpft auf die Vorsteuer aus Ihren eigenen Investitionen.

Nehmen Sie deshalb in den Vertrag eine Zusicherung des Untermieters auf, die Fläche ausschließlich vorsteuerunschädlich zu nutzen und jede Änderung unverzüglich anzuzeigen — plus eine Regelung, wer den Schaden trägt, wenn die Option dadurch entfällt.

Nebenkosten: Vorauszahlung oder Pauschale

Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung ist der Regelfall und für beide Seiten fair — mit einer Besonderheit bei der Untervermietung: Sie können erst abrechnen, wenn der Hauptvermieter Ihnen abgerechnet hat. Koppeln Sie die Frist deshalb ausdrücklich an den Erhalt der Hauptabrechnung, statt ein festes Datum zu versprechen, das Sie nicht halten können.

Pauschale ist einfacher, verlagert aber das Risiko steigender Energiekosten vollständig auf Sie. Bei kurzer Laufzeit vertretbar, bei mehrjährigen Verträgen riskant.

Bei einer untervermieteten Teilfläche brauchen Sie außerdem einen nachvollziehbaren Verteilerschlüssel — meist nach Quadratmetern, bei stark abweichendem Verbrauch (Serverraum, Werkstatt) nach Verbrauch oder einem gewichteten Schlüssel. Schreiben Sie den Schlüssel in den Vertrag; nachträglich wird darüber gestritten.

Rechnungen richtig stellen

Wenn Sie optiert haben, brauchen Ihre Mietrechnungen die Pflichtangaben des § 14 UStG: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

In der Praxis dient bei Dauerschuldverhältnissen der Mietvertrag selbst als Rechnung, wenn er diese Angaben enthält und auf die monatliche Zahlung Bezug nimmt. Das ist bequem — bedeutet aber, dass ein fehlerhafter Vertrag zu einer fehlerhaften Dauerrechnung wird. Prüfen Sie die Angaben, bevor Sie unterschreiben.

Was daneben nicht vergessen werden darf

Die Erlaubnis des Hauptvermieters nach § 540 BGB (bei Gewerberaum ohne Anspruch auf Gestattung), die Schriftform des § 550 BGB ab einem Jahr Laufzeit, die quartalsweise Kündigungsfrist des § 580a Abs. 2 BGB und der Gleichlauf mit dem Hauptmietvertrag.

Vertrag erstellen

Unsere Vorlage lässt Sie zwischen Steuerfreiheit und Option nach § 9 UStG wählen, rechnet Nettomiete, Nebenkosten und Steuer im Dokument aus, unterscheidet Vorauszahlung, Pauschale und Inklusivmiete und koppelt die Abrechnung an die des Hauptvermieters — mit einem ausdrücklichen Hinweis auf das Risiko des § 14c UStG bei unzulässiger Option.

→ Untermietvertrag Gewerbe

Siehe auch: was bei Gewerbe anders ist als bei Wohnraum.