Ontslagbrief schrijven: wat erin moet en hoe je hem verstuurt

Een ontslagbrief is de schriftelijke opzegging waarmee je als werknemer de arbeidsovereenkomst beëindigt (artikelen 7:667 en 7:672 BW). Hij hoeft niet lang te zijn, maar moet vier dingen bevatten: dat je opzegt, tegen welke datum, welke opzegtermijn je in acht neemt, en je verzoek om de eindafrekening en een getuigschrift. De wettelijke opzegtermijn voor de werknemer is één maand, en er wordt opgezegd tegen het einde van de kalendermaand, tenzij schriftelijk een andere dag is afgesproken.

Wat er in de brief hoort

1. Je gegevens en die van de werkgever — naam, adres, en aan wie de brief is gericht (leidinggevende of HR).
2. De opzegging zelf, ondubbelzinnig geformuleerd: "Hierbij zeg ik de arbeidsovereenkomst op."
3. De opzegdatum: de laatste dag van je dienstverband. Niet "over een maand", maar een concrete datum.
4. De opzegtermijn die je aanhoudt, met verwijzing naar de arbeidsovereenkomst of cao als daarin een afwijkende termijn staat.
5. Een reden — optioneel. Je bent niet verplicht die te geven. Doe het alleen als het je iets oplevert.
6. Verzoek om de eindafrekening: uitbetaling van niet-genoten vakantiedagen en het opgebouwde vakantiegeld.
7. Verzoek om een getuigschrift (artikel 7:656 BW). De werkgever is verplicht dit op verzoek te verstrekken.
8. Datum, plaats en handtekening.

De datum is het lastigste onderdeel

Bij de wettelijke opzegtermijn geldt: je zegt op tegen het einde van de kalendermaand. Zeg je op 10 maart op met een opzegtermijn van één maand, dan eindigt het dienstverband dus op 30 april — niet op 10 april. Alleen als in je contract of cao schriftelijk een andere dag is afgesproken, ligt dat anders.

Twee uitzonderingen om te controleren:

• Proeftijd: tijdens een geldige proeftijd kun je per direct opzeggen, zonder termijn.
• Contract voor bepaalde tijd: dat is tussentijds alleen opzegbaar als er een schriftelijk tussentijds opzegbeding in staat. Ontbreekt dat beding, dan loopt het contract in beginsel door tot de einddatum, en kan tussentijds vertrek je schadeplichtig maken.

Verstuur hem zo dat je het kunt bewijzen

De opzegtermijn loopt vanaf het moment dat de werkgever de brief ontvangt. Zorg dus voor bewijs:

• Aangetekend versturen, of
• persoonlijk overhandigen en om een schriftelijke ontvangstbevestiging vragen op een tweede exemplaar, of
• per e-mail met leesbevestiging, als je werkgever dat kanaal accepteert — de zwakste van de drie.

Bewaar altijd een kopie. Discussies achteraf gaan zelden over de tekst en bijna altijd over de datum van ontvangst.

Waar je vooraf over moet nadenken

WW. Als je zelf opzegt, ben je in beginsel verwijtbaar werkloos en heb je geen recht op een WW-uitkering. Dat is de belangrijkste financiële consequentie van deze brief. Heb je nog geen nieuwe baan, weeg dat dan af vóór je verstuurt — niet erna.

Concurrentie- en relatiebeding. Staat er een beding in je contract (artikel 7:653 BW), lees het dan vóór je bij een concurrent tekent. In een contract voor bepaalde tijd is zo'n beding nietig zonder schriftelijke motivering van zwaarwegende bedrijfsbelangen — maar of dat in jouw geval opgaat, wil je weten voordat je vertrekt.

Studiekosten- of terugbetalingsbeding. Controleer of je bij vertrek nog iets moet terugbetalen.

Maak de brief in een paar minuten

Ons model stelt de gegevens, de opzegdatum en de opzegtermijn vast, laat je een reden opnemen of juist achterwege laten, en voegt de verzoeken om eindafrekening en getuigschrift toe. Je krijgt een waarschuwing als je opzegdatum niet op de laatste dag van de maand valt terwijl je de wettelijke termijn aanhoudt.

→ Ontslagname-brief

Lees ook: opzegtermijn: hoe lang is die precies? · ontslagbrief bij een nulurencontract of bijbaan.